مقایسه جایگاه اتوماسیون اداری در ایران در مقایسه با دنیا

 

هدف از مدیریت فرایند استانداردسازی گردش کارها و رویه روال­های موجود در سازمان است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه­ ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود. درحالیکه اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیش بینی است. همانطورکه بسیاری از ما با نرم­ افزارهای اتوماسیون اداری کار کرده ­ایم و می­دانیم که گردش کار در سیستم­ های اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط کاربران سیستم با توجه به سطوح دسترسی موجود قابل انتخاب است. در نتیجه استاندارد از پیش تعریف شده­ ای برای انجام گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری وجود ندارد و می­توان نتیجه­ گیری کرد که نرم ­افزارهای اتوماسیون اداری به واقع فرایندی نیستند و مناسب برای گردش کارهای موردی هستند.

·         مگر نمی­شود این گردش کارهای به ظاهر غیر قابل پیش­ بینی را پیش بینی کرده و به حالت استاندارد تبدیل کرد؟

·         تا به کی سازمان­ها و شرکت­های ما باید از قائم به فرد بودن رنج ببرند؟

·         تا چه زمانی فعالیت­ها در سازمان­ها باید بر حسب سلیقه مجریان آنها و بدون داشتن استاندارد و روال منظم که همان فرایند است، انجام شوند؟

همانطور که قبلاً نیز گفته بودیم، چیزی به اسم اتوماسیون اداری در سازمان­ها و شرکت­های دنیا وجود ندارد و میزان استفاده از اتوماسیون اداری در کشور ما به غلط بسیار پررنگ­تر از کشورهای توسعه یافته است.

جهت اثبات این ادعا به نمودار پایین دقت نمایید. این نمودار از ابزار گوگل ترندز استخراج شده است. از طریق این نمودار شما پی خواهید برد هر کلمه که در اینترنت جستجو می­شود به چه میزانی محبوبیت دارد و حتی امکان مقایسه بین دو یا چند کلمه وجود دارد. گوگل ترند تعداد جستجوهای واقعی را در اختیار کاربر قرار نمی­دهد و تنها به میزان محبوبیت عبارات بین ۰ تا ۱۰۰ نمره می­دهد.

 

برای این منظور ما دو عبارت BPM (مدیریت فرایند) و Office automation (اتوماسیون اداری) را با یکدیگر در سطح دنیا مقایسه کرده­ ایم که نتیجه آن در نمودار پایین کاملاً مشهود و جالب است.

جستجوی عبارت مدیریت فرایند نسبت به اتوماسیون اداری در دنیا با یکدیگر قابل مقایسه نیستند. در برخی قسمت­های نمودار که مشخص شده است نسبت این جستجو یک به صد است. یعنی میزان محبوبیت و جستجو در مورد عبارت BPM صد برابر عبارت Office automation است و این آمار حاکی از این است که اتوماسیون اداری در سازمان­های دنیا از جایگاه بسیار پایینی بر خلاف کشور ما برخوردار است.

در ادامه توجه شما را به یک نمودار دیگر که از همان ابزار گوگل ترندز استخراج شده جلب می­نمایم. اینبار دو کلمه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایند را در ایران جستجو کرده­ ایم.

آمار جستجوی این دو کلمه (مدیریت فرایند و اتوماسیون اداری) در ایران ۱۸۰ درجه با دنیا (BPM و Office automation) متفاوت است و این فاجعه ­ای است که بسیاری از شرکت ­های صرفاً فروشنده اتوماسیون اداری در کشور ما رقم زده ­اند!

 

البته در بعضی از اتوماسیون­ های اداری چیزهایی مثل فرم­ساز یا گردش کار در کنار سیستم گردش مکاتبات تعبیه شده است درحالیکه این فرم­ سازها نسل قدیم سیستم­ های BPMS  هستند. وجود این فرم­ سازها و گردش کارها خود گواه اهمیت بالای نرم ­افزارهای BPMS است که اینها (فرم سازها و گردش کارها) مقیاس بسیار کوچکتری از BPMS ها هستند. پس با توجه به اینکه نرم­ افزارهای اتوماسیون اداری به افزایش سرعت گردش کارهای غیر استاندارد منجر می شود، سازمان شما را با سرعت بیشتری به سمت غیراستاندارد شدن سوق خواهد داد.

در هرصورت حتی اگر اتوماسیون اداری در سازمان شما وجود دارد، نباید اجازه دهید بیش از اندازه نقش آن پررنگ­تر شده و به ابزاری محوری برای سازمان شما تبدیل شود. اگر سازمان یا شرکتی با ابعاد کوچک و متوسط هستید، قطعاً جایگزین ­های بهتری بجای نرم ­افزار اتوماسیون اداری برای شما وجود دارد. حتی اگر هم نداشت اتوماسیون اداری نه تنها اوضاع را بهتر نمی­کند بلکه می­تواند خلاف این مورد عمل کرده و شرکت شما را غیراستانداردتر و سلیقه­ ای ­تر کند!

امیدواریم  مطلب “جایگاه اتوماسیون اداری ایران با دنیا”مورد پسندتون واقع شده باشه و اگر هنوز آموزش های هدی رایانه رو ندیدید ما به شما مطالب “مقالات آموزشی” را پیشنهاد می دیم؛ همچنین به جهت آموزش های بیشتر همراه تیم ما باشید و جهت مشاهده سایر امکانات تیم ما می توانید به وبسایت های: هلدینگ ایتکاک و همچنین هلدینگ آیریک شبرو مراجعه نمائید.